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Communication Savvy - So steigern Sie die Effizienz von internationalen Meetings

Schlagwörter: Meetings, Englisch, English, Geschäftsreise, Internationale Meetings


A good meeting requires good planning. Well-run and effective international meetings require particularly good planning.

Design your meeting with these questions in mind:

How will we know if this meeting is successful? Who really needs to be at this meeting? How are we going to make it work? What have we learned as a result of this meeting?

1. Begin your planning with the result in mind and define measures of success. These might include clearly defining meeting objectives and outcomes, clarifying the level of interaction and participation you want, specifying how the time should be managed and planning how to assess the effectiveness of the meeting afterwards. This will help you set realistic expectations and make you think about what to do differently the next time.

2. Carefully identify the participants. Invite the minimum number of people needed to achieve your objectives and decide what roll they should play. Look for opportunities to get input ahead of the meeting so that your session has the least number of participants possible.

Make sure the invitees understand their responsibilities. They have an important role to play in the success of your meeting. They need to be prepared to be fully involved in the meeting and to provide open and honest input. They should be ready to speak out as well as listen to the ideas of others. And they must be willing to take responsibility for next steps and implementation.

3. Use pre-meeting activities to prepare participants for a focussed agenda. Useful tools include making surveys, sharing expectations, prioritizing agenda items, updating projects and providing other relevant information. This lets you focus the actual meeting time on problem solving and decision making.

4. Consider how to handle the discussion for each agenda item. There are several ways to engage your group in discussion. Think about the intended outcome of each agenda item (establishing common ground, generating ideas, prioritizing, decision making) and select the activities and tools that fit. For example, going around the table might work well at the start to help in the process of building trust, while using a brainstorming tool might work well for gathering feedback on a problem.

5. Think about post-meeting cooperation as part of the plan. Make sure people can get information from the meeting even if they’re absent (distribution of the minutes, web-casting, on-line archives). And let people continue the conversations and connections they established at the meeting through online discussions or conference calls.

If you think through the design of your international meeting in this way, you are much more likely to ensure the time is used productively and that the decisions are then fully implemented.

Schlagwörter: Meetings, Englisch, English, Geschäftsreise, Internationale Meetings

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