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Meetings auf Englisch - Eine Besprechung eröffnen

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This is the first instalment of a regular series on meetings we’ll be presenting in this year’s OBET. Each month we’ll review the most frequently-used phrases associated with each meeting phase or activity, as well as relevant do’s and don’ts.


Greetings

Good morning, everyone. Welcome.

Thank you for coming ...

I’m very happy to welcome all of you.

I’m very happy to welcome all of you ...

    ... to our ... meeting (about ...)

    ... to this special meeting about ...

I’m pleased to see that so many of you could come.

Thank you all for coming despite your busy schedules.



Getting started

If you could all take your seats, we can get started.

Okay, shall we start?

Shall we begin?



Attendance

Before we get started, I’d like to mention that we’ve received apologies from Mr Jones and Mrs Smith, who are in New York at the moment.

In addition, Mr Green sends his greetings and regrets he is unable to attend due to a pressing situation.

We’ve received apologies from ...

Everyone is here today.

We have no absentees today.



Opening statements

Has everyone got a copy of the agenda?

You’ve all seen the agenda ...

Today’s agenda is ...

You’ll note that there are three items on today’s agenda.

There is one/are two main item(s) to discuss.

Before we start, I’d like to ask if anyone has any comments on our previous meeting.



Stating objectives

We’re here today to ...

    ... hear about plans for ...

    ... review the ... from last month.

... make sure we’re all up-to-date on the status of ... and to make the decisions needed to bring the project to the next step.

... review the current state of affairs regarding ... and decide whether or not we should ...

Our objective today is to discuss different ideas concerning the ...

What we want to do within this meeting is reach a decision regarding ...

Shall we start?



Do’s and Don’ts

If you’re attending


  • Review the agenda a week or more in advance, if possible.


  • If there is anything about the agenda you don’t understand or feel poorly informed about, bring yourself up-to-date before the meeting begins.


  • Make a bullet list of any information you could contribute to each agenda item, or any questions you have about each item.


  • If you have any information that is or may be important to the discussion, prepare supporting material for your manager or prepare a supporting handout.


  • Be aware that office politics will be involved, as they are with any meeting. Know how your team, department, managers and influencers view the issues to be discussed.


  • Unless your role is to sit and listen, pre- pare to demonstrate your interest level. Know what you will say in advance. Keep yourself actively involved in discussions which take place. Be an active player.

If you’re the chair

  • Start the greeting process on time. If you start the greeting phase late, the meeting itself will probably run over.


  • Keep a smile on your face and appear to be genuinely pleased to see everyone. Make eye contact with all participants. Each person who has been invited is important or he wouldn’t be there.


  • Prepare all of your opening statements in advance – especially your statements about the meeting’s objectives, which should be clear and concrete. Practise your opening statements if necessary so that they sound natural rather than forced.


  • Make sure you’re up-to-date on all of the information that will be discussed. Unless the meeting is one in which you are being briefed, you should already know in advance what people will be presenting.


  • Coordinate the material to be present- ed with the meeting’s major contributors in advance, if required, to prevent the presentation of surprise, alarming or detrimental information.

If you’re the secretary

  • Be the first person in the room and be ready with a list of people who have been invited. Check off names as people arrive. Just before the meeting is scheduled to begin, hand the attendance list to the meeting chair with a clear indication of who is missing.


  • Test all audio/visual equipment in the room at least one hour in advance, if possible. This includes any required telephone lines or Internet connections.


  • Confirm that any refreshments and/or meals will be delivered to the meeting on time.

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