Meetings auf Englisch - Protokolle informeller Besprechungen

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Many Business English publications describe
how to take minutes for formal
meetings that are chaired and run in
a highly structured manner. Informal
meetings, however – where staff gather
to follow a high-level agenda, and where
there is a meeting leader but no meeting
chair – are more the norm. Such meetings
often take the form of progress report
meetings, team meetings, problem-solving
meetings and brainstorming meetings.
And while a highly formalised approach to
taking meeting minutes is clearly overkill
for such meetings, the meeting minutes
themselves are still quite important.

The importance of meeting minutes

Even for informal meetings, knowing that
minutes will be taken helps motivate everyone
to stick to the agenda. But this isn’t the
only good reason to take minutes in informal
situations. Other important benefits are:

• Informal meetings often cover much
  more information faster and result in
  the discussion of many ideas worth
  remembering – some of which may be
  developed on the spur of the moment.



• Such meetings usually result in the
  identification of a number of action
  items and desirable outcomes that
  must be recorded to prevent them
  from being forgotten.



• Sometimes, informal meetings resolve
  disagreements, clarify confusion and
  cement decisions. These events must
  be documented to prevent backslide.

• Date and time



• Venue



• List of participants with initials of each



• Who was absent



• What was discussed



• What was decided



• What was agreed



• List of action items, including identification
  of those responsible for each along
  with the desired outcome and timeline



• Time meeting finished



• Date of next meeting, if appropriate



• Name of person taking the minutes

• The e-mail should request immediate
  elucidation of inaccuracies or shortfalls
  in the notes.

• Name of the action



• Description



• Priority



• Objectives, including steps if relevant



• Expected result, including identification
  of any measurements that validate
  that the action item has been successfully
  “delivered”



• Current status



• Projected timescale

• Sometimes taking minutes in a meeting
  can be a stressful activity. Rapid
  discussions can cause confusion about
  what has been decided and what discarded.
  If there is any confusion about
  an agreement, action item or other
  issue, your job as the person recording
  the meeting is to interrupt as needed
  to get the details straight.



• Don’t worry about recording who said
  what. If capturing this information
  is important, use initials. Focus on
  documenting actions, agreements and
  decisions.



• Type up the minutes immediately after
  the meeting while everything is fresh
  in your mind. Make sure you allow time
  for this on your calendar. If any issues
  are unclear at this time, clarify them
  with the correct individuals – while the
  information is still fresh in their minds
  – before distributing the minutes.



• Your notes should be short, impersonal
  and document the facts. Keep in mind
  that the minutes are official business
  documents that will likely be archived
  as part of the corporate record.



• To ensure accuracy and political correctness,
  review the minutes with the
  meeting leader before distributing them.



• Remember that everyone will respect
  you for doing this difficult job!

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