Meetings auf Englisch - Wann sollen wir darüber reden?

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The ability to fix, change and cancel appointments is a crucial business skill. Quick thinking and a relatively high level of fluency are, fortunately, not required. Knowing a small number of standard phrases is enough to get you managing appointments like a native speaker!

Fixing an appointment

Step 1. State the goal

At this point we’ll assume you’ve already introduced yourself if you’re calling, or that you’ve performed the usual greeting formalities in person. To ask for an appointment, the first thing you need to do is tell your conversation partner what you’re trying to accomplish:

I’ve been asked to prepare a detailed report about the current status of our project and I need some information from you.

I’d like to discuss the issue with you to see if you can offer any input.

We need to finalise our system requirements specification for our technical team.

We’re having a problem with the customer service we’ve been receiving and I’d like to discuss it with you.

I thought it would be fun to have lunch with you sometime this month.

Step 2. Say that you want an appointment

Could we meet to discuss it?

It’s rather urgent. We should meet to address the issue as soon as possible.

Could we set up an appointment in advance to make sure we handle things before they become serious?

I’d like to arrange an appointment with him to discuss …

I think we’ll need about an hour.

I only need 15 minutes of your time.

I think we should allow at least one and a half to two hours for our discussion.

Our discussion should last at most an hour, I think.

Step 3. Specify a timeframe

Two people grappling in the dark to find common ground is inefficient. It’s therefore important to provide some sort of expected timeframe to help the other person schedule properly. It’s also unreasonable to expect the other person to drop everything and meet with you immediately. Specify a narrow timeframe if the matter is urgent, and a wider timeframe if the priority is lower or if the appointment must be long in duration:

Do you have any time this week?

Could we meet sometime today?

Would you be available next week?
When would be a good time?

When is the soonest you could be available?

If your schedule is already tight, you may need to be specific:

Would next Wednesday be convenient for you?

What time would suit you?

Could we meet next Tuesday at 3 o’clock?

Could we say Thursday, May 17th at 10 AM? Would Thursday, May 17th at 10 AM be good for you?

Then how about the following Friday at 2 PM?

Talking about the appropriateness of the suggested timeframe:

That would be fine.

No, sorry, I can’t make it then.

How about the following Thursday?

Sorry, I’m too busy next week. Can it wait until the week after?

Step 4. Clarify the venue

Where shall we meet?

Should we meet in your office or mine?

I’ve reserved conference room 3.

Would you like to have our discussion over coffee? We could meet in the café across the street.

Step 5. Confirm

OK. I’ll see you tomorrow at 9 in your office.

I’ll see you on the 17th at 4 o’clock.

I’m looking forward to our discussion.

I’ll send you an email to confirm our appointment.

Changing an appointment

To change an appointment, follow this pattern:

We’re scheduled to meet tomorrow at 4 to ....

I’m afraid something has come up and I won’t be able to keep our appointment.

I’m sorry for the inconvenience.

Could we reschedule?

Cancelling an appointment

Follow this pattern:

We’re scheduled to meet tomorrow at 4 to ....

I’m afraid something has come up and I’d like to cancel our appointment.

Or

Given the current situation, I think we should postpone our appointment indefinitely.

Current events have eliminated our need to meet, so I’d like to cancel our appointment.

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